KI in der Pflege: Wie Pflege Bock mit einem eigenen UnternehmensGPT Zeit für Menschen gewinnt.
Ein UnternehmensGPT mit allen QM-Unterlagen und drei KI-Agenten für Medikation, Speiseplan und Verordnungen. Die Entscheidung trifft immer die Pflegefachkraft.
Das Projekt auf einen Blick
In der Pflege entscheidet Zeit über Qualität. Jede Minute, die Pflegefachkräfte mit Suchen, Abgleichen und Abtippen verbringen, fehlt bei den Menschen, die sie versorgen. Gemeinsam mit MintCode hat Pflege Bock einen eigenen UnternehmensGPT aufgebaut, der das gesamte Qualitätsmanagement kennt, und KI-Agenten, die beim Medikamentenabgleich, bei der Speiseplanerstellung und bei der Verordnungsprüfung unterstützen. Dabei gilt ein klarer Grundsatz: Die KI bereitet vor und weist hin, die Entscheidung trifft immer die Pflegefachkraft.
Viel Wissen. Wenig Zeit.
Pflege Bock steht vor denselben Herausforderungen wie viele Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Der Fachkräftemangel ist spürbar, die Dokumentationspflichten wachsen, und die Anforderungen an Qualität und Nachweisführung steigen. Gleichzeitig steckt in der Einrichtung enormes Wissen, in Handbüchern, Standards und in der Erfahrung langjähriger Mitarbeitender. Dieses Wissen war jedoch nicht immer dann verfügbar, wenn es gebraucht wurde. In der Analyse mit dem Team zeigten sich vier Bereiche, in denen besonders viel Zeit verloren ging.
QM-Wissen in Ordnern
Hunderte Seiten Handbuch, Standards und Verfahrensanweisungen
Medikation abgleichen
Pläne, Verordnungen und Dokumentation nebeneinanderlegen
Speiseplan mit vielen Faktoren
Kostformen, Unverträglichkeiten, Konsistenz und Vorlieben
Verordnungen prüfen
Fehlende Angaben fallen oft erst bei der Abrechnung auf
Viel Wissen, wenig Zeit
Jede Minute davon fehlt bei den Menschen.
Im Qualitätsmanagement umfassen QM-Handbuch, Pflegestandards, Expertenstandards, Verfahrensanweisungen, Hygienepläne und Formulare hunderte Seiten. Sie sind wichtig für Qualität und Prüfungen, aber im Alltag schwer zugänglich. Wer eine konkrete Frage hatte, etwa zum Vorgehen nach einem Sturz, zur Wundversorgung oder zur Hygiene bei einer bestimmten Versorgung, musste lange in Ordnern suchen oder die QM-Beauftragte fragen. Neue Mitarbeitende brauchten entsprechend lange, um sich zurechtzufinden.
Bei der Medikation müssen Medikationspläne, ärztliche Verordnungen und die Pflegedokumentation regelmäßig miteinander abgeglichen werden. Stimmt die Dosierung im Plan mit der aktuellen Verordnung überein? Ist ein neues Präparat dokumentiert? Läuft eine Verordnung bald aus? Diese Prüfung erfordert Konzentration und Zeit, beides ist im Pflegealltag knapp.
Beim Speiseplan müssen viele Faktoren zusammenkommen: Kostformen, Unverträglichkeiten, Schluckstörungen und die daraus folgenden Konsistenzanforderungen, kulturelle Gewohnheiten und persönliche Vorlieben. Die Planung lief bisher über Listen, Absprachen und Erfahrung, aufwendig und anfällig für Fehler, besonders bei Personalwechsel oder neuen Bewohnern und Klienten.
Ärztliche Verordnungen müssen auf Vollständigkeit, Unterschriften und Fristen geprüft und mit den geplanten und erbrachten Leistungen abgeglichen werden. Fehlt eine Angabe oder passt die Verordnung nicht zur Leistung, fällt das oft erst bei der Abrechnung auf. Die Folge sind Rückfragen, Nacharbeit und im ungünstigen Fall Erlösverluste.
Über allem stand eine klare Bedingung: Gesundheitsdaten gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt. Eine Lösung, bei der Bewohnerdaten oder Medikationspläne in öffentliche KI-Dienste fließen, kam für Pflege Bock nicht in Frage. Gleichzeitig wollte die Einrichtung verhindern, dass Mitarbeitende aus Zeitnot private KI-Werkzeuge nutzen und so ungewollt Schatten-KI entsteht.
UnternehmensGPT und KI-Agenten. Für den Pflegealltag.
MintCode hat für Pflege Bock einen eigenen UnternehmensGPT aufgebaut, einen KI-Assistenten, der die Unterlagen der Einrichtung kennt. Darauf aufbauend wurden KI-Agenten für die drei zeitintensivsten Abläufe entwickelt. Jeder Baustein folgt dem Prinzip Mensch in der Schleife: Die KI liefert Antworten, Vorschläge und Hinweise. Was davon umgesetzt wird, entscheidet die Fachkraft.
Gemeinsam mit der Geschäftsführung und der Pflegedienstleitung haben wir vier Ziele festgelegt
- Pflegefachkräfte verbringen weniger Zeit mit Suchen und Abgleichen und haben mehr Zeit für die Versorgung.
- Die Sicherheit bei Medikation und Verordnungen steigt, weil Abweichungen früher auffallen.
- QM-Wissen ist für alle Mitarbeitenden jederzeit und nachvollziehbar verfügbar.
- Der KI-Einsatz ist datenschutzkonform, transparent und für alle verständlich geregelt.
UnternehmensGPT mit allen QM-Unterlagen
Das komplette QM-Handbuch, Pflegestandards, Verfahrensanweisungen, Hygienepläne und Formulare wurden in den UnternehmensGPT eingebunden. Mitarbeitende stellen ihre Frage in normaler Sprache und bekommen die Antwort aus den eigenen Unterlagen der Einrichtung, nicht aus dem Internet.
Auf die Frage „Was ist nach einem Sturz zu tun?“ nennt der UnternehmensGPT zum Beispiel die Schritte aus der gültigen Verfahrensanweisung und verweist auf das Dokument und die genaue Stelle. Ein Klick öffnet das Original. So kann jede Antwort geprüft werden, und alle arbeiten mit demselben, aktuellen Stand.
Rollen und Berechtigungen sorgen dafür, dass jede Person nur die Inhalte sieht, die für ihre Arbeit freigegeben sind. Neue oder geänderte Dokumente werden regelmäßig eingelesen, damit der UnternehmensGPT nicht auf veralteten Fassungen antwortet.
Medikamentenabgleich mit KI-Unterstützung
- 1
Lesen
Der Agent liest die aktuellen Medikationspläne, Verordnungen und Dokumentationseinträge.
- 2
Vergleichen
Er vergleicht Präparate, Dosierungen, Einnahmezeiten und Gültigkeiten.
- 3
Markieren
Abweichungen werden markiert, etwa ein Präparat im Plan ohne passende Verordnung, eine geänderte Dosierung oder eine auslaufende Verordnung.
- 4
Anzeigen
Die Pflegefachkraft sieht die Hinweise übersichtlich und mit Bezug auf die Quelldokumente.
- 5
Entscheiden
Sie prüft, klärt bei Bedarf mit der Arztpraxis und entscheidet über das weitere Vorgehen.
Der Agent ändert nichts selbst und trifft keine medizinischen Entscheidungen. Er nimmt der Fachkraft das mühsame Nebeneinanderlegen ab und lenkt den Blick auf die Stellen, die Aufmerksamkeit brauchen.
Speiseplanerstellung mit KI
Auf Basis der hinterlegten Kostformen, Unverträglichkeiten, Konsistenzanforderungen und Vorlieben erstellt die KI Vorschläge für Speisepläne. Dabei berücksichtigt sie, dass eine Person pürierte Kost benötigt, eine andere laktosefrei isst und eine dritte bestimmte Gerichte ablehnt.
Konflikte werden sichtbar markiert, zum Beispiel wenn ein geplantes Gericht eine Zutat enthält, die eine Person nicht verträgt. Hauswirtschaft und Pflege prüfen die Vorschläge, passen sie an und geben sie frei. Die Planung wird schneller, und die Sicherheit steigt.
Verordnungsprüfung und Vergleich
Ein weiterer Agent prüft eingehende Verordnungen. Er kontrolliert Vollständigkeit, Unterschriften und Fristen und vergleicht die verordneten Leistungen mit den geplanten und erbrachten Leistungen. Fehlt eine Angabe oder passen Verordnung und Leistung nicht zusammen, erscheint ein Hinweis, bevor es zu Rückfragen oder Abrechnungsproblemen kommt. Auslaufende Verordnungen werden rechtzeitig gemeldet, damit Folgeverordnungen früh angefragt werden können.
Datenschutz und Sicherheit
Klare Datenregeln. Eine KI-Nutzungsrichtlinie legt fest, welche Daten wie verarbeitet werden dürfen.
Rollen und Rechte. Zugriffe richten sich nach Aufgabe und Funktion.
Nachvollziehbarkeit. Anfragen und Hinweise werden protokolliert.
Mensch in der Schleife. Medizinische und pflegerische Entscheidungen bleiben bei den Fachkräften.
Keine Schatten-KI. Mitarbeitende haben ein freigegebenes Werkzeug und keinen Grund, auf private Dienste auszuweichen.
Vorgehen: Schritt für Schritt zur KI in der Pflege
- 1
Analyse
Gespräche mit Geschäftsführung, Pflegedienstleitung, QM und Hauswirtschaft, um die zeitintensivsten Abläufe zu finden.
- 2
Konzept
Festlegung der Anwendungsfälle, Datenquellen, Rollen und Regeln.
- 3
Aufbau
Einrichtung des UnternehmensGPT und Einbindung der QM-Unterlagen.
- 4
Agenten
Entwicklung und Test der Agenten für Medikamentenabgleich, Speiseplan und Verordnungen mit echten Abläufen.
- 5
Schulung
Einweisung der Teams in Nutzung, Prüfung von Antworten und Umgang mit Hinweisen.
- 6
Betrieb
Begleitung im Alltag, Anpassungen und Weiterentwicklung.
Häufige Fragen zu KI in der Pflege
Darf KI in der Pflege bei der Medikation helfen?
KI kann Abgleiche vorbereiten und auf Abweichungen hinweisen. Die Prüfung und Entscheidung bleibt bei der Pflegefachkraft und, wo nötig, bei der Arztpraxis.
Was ist ein UnternehmensGPT?
Ein KI-Assistent, der die eigenen Unterlagen einer Einrichtung kennt, etwa QM-Handbuch und Standards, und Fragen mit Quellenangabe beantwortet.
Wie wird der Datenschutz bei Gesundheitsdaten gewährleistet?
Durch klare Datenregeln, Rollen und Rechte, Protokollierung und eine Verarbeitung nach den Datenschutzvorgaben der Einrichtung.
Brauchen Mitarbeitende Vorkenntnisse?
Nein. Die Bedienung erfolgt in normaler Sprache. Eine kurze Schulung zeigt, wie Antworten geprüft und Hinweise eingeordnet werden.
Eingesetzte Technologien
Was unter der Haube läuft.
Plattform
Lokal auf der MintCode KI-Workstation mit Nexus, Gesundheitsdaten bleiben im Haus
Assistent
UnternehmensGPT mit QM-Handbuch, Pflegestandards, Verfahrensanweisungen, Hygieneplänen und Formularen
KI-Agenten
Medikamentenabgleich, Speiseplanerstellung, Verordnungsprüfung
Kontrolle
Rollen und Rechte, Protokollierung, KI-Nutzungsrichtlinie
Weniger Suchen und Abgleichen. Mehr Zeit für die Menschen.
QM-Wissen in Sekunden
Fragen zu Standards und Verfahrensanweisungen werden direkt beantwortet, mit Quelle. Die QM-Beauftragte wird deutlich seltener unterbrochen.
Mehr Sicherheit bei der Medikation
Abweichungen zwischen Plan, Verordnung und Dokumentation fallen früher auf.
Weniger Planungsaufwand
Speisepläne entstehen schneller und berücksichtigen Kostformen und Unverträglichkeiten zuverlässig.
Weniger Fehler bei Verordnungen
Unvollständige oder auslaufende Verordnungen werden erkannt, bevor sie zum Problem werden.
Schnellere Einarbeitung
Neue Mitarbeitende finden Antworten selbst und werden schneller sicher.
Mehr Zeit für Pflege
Weniger Suchen und Abgleichen bedeutet mehr Zeit für die Menschen.
Das Fazit
Mit dem UnternehmensGPT hat das Team alle Standards in Sekunden zur Hand, und die Agenten zeigen, wo genauer hingeschaut werden muss. Entschieden wird weiterhin von den Fachkräften.
„Unsere Pflegekräfte sollen ihre Zeit bei den Menschen verbringen, nicht beim Suchen in Ordnern. Mit dem UnternehmensGPT haben alle unsere Standards in Sekunden zur Hand, und die Agenten zeigen uns, wo wir genauer hinschauen müssen. Entscheiden tun wir weiterhin selbst.“
Warum MintCode der richtige Partner war
KI-Kompetenz trifft Pflegepraxis. Aus einer Hand.
Mit dem größten Zeitfresser starten
Nicht alles auf einmal, sondern dort beginnen, wo die meiste Zeit verloren geht.
Quellen statt Behauptungen
Antworten mit Verweis auf das Originaldokument schaffen Vertrauen.
Die Fachkraft bleibt verantwortlich
KI unterstützt, entscheidet aber nicht über Medikation oder Versorgung. Eine klare Nutzungsrichtlinie und die Schulung des Teams sorgen dafür, dass KI im Alltag ankommt.
Erfahrung in der Pflege
Mit MintCode Care betreuen wir Pflegeeinrichtungen in IT, Telematikinfrastruktur und Digitalisierung und kennen Abläufe, Dokumentationspflichten und Datenschutzanforderungen aus der Praxis.
Sie wollen wissen, wo KI in Ihrer Pflegeeinrichtung Zeit für die Menschen schafft?
Lassen Sie uns über KI in Ihrer Pflegeeinrichtung sprechen.