KI-Agenten im Mittelstand: Wie MaiMed Vertrieb, Buchhaltung und Logistik mit KI entlastet.
Ein eigener UnternehmensGPT und KI-Agenten übernehmen Routine in Vertrieb, Buchhaltung und Logistik. Die Mitarbeitenden prüfen und entscheiden.
Das Projekt auf einen Blick
Wachstum ist gut, solange die Abläufe mitwachsen. Bei MaiMed stieg mit dem Geschäft auch der Aufwand in Bereichen, die wenig mit dem Kerngeschäft zu tun haben: Anfragen ablegen, Angebote zusammenbauen, Zahlen für Reportings sammeln, Chargendaten pflegen. Gemeinsam mit MintCode hat MaiMed einen eigenen UnternehmensGPT aufgebaut und KI-Agenten eingeführt, die diese Routine in Vertrieb, Buchhaltung und Logistik übernehmen. Die Mitarbeitenden prüfen, entscheiden und gewinnen Zeit für Kunden, Lieferanten und Planung.
Wachstum mit manuellen Abläufen.
Vier Bereiche mit großem Potenzial.
MaiMed ist im Markt für Medizinprodukte tätig, einem Umfeld mit hohen Anforderungen an Qualität, Dokumentation und Rückverfolgbarkeit. Viele Abläufe waren über Jahre gewachsen und funktionierten, banden aber zunehmend Kapazität. In Gesprächen mit den Teams zeigten sich vier Bereiche mit besonders großem Potenzial.
Wissen schwer auffindbar
Datenblätter, Preislisten und Verträge in Ablagen und Postfächern
Anfragen von Hand
Lesen, ablegen, zuordnen und Angebote per Copy and Paste
Reportings von Hand
Finanzkennzahlen aus mehreren Quellen in Tabellen übertragen
Chargen pflegen
Chargen- und Verfallsdaten mit Lieferpapieren abgleichen
Routine an vier Stellen
Und wann bleibt Zeit für Kunden und Planung?
Das Wissen war verteilt und schwer auffindbar. Produktinformationen, Datenblätter, Preislisten, Verträge und interne Vorgaben lagen in Ablagen, Postfächern und Systemen. Wer eine Antwort brauchte, etwa zu Größen, Materialien, Lagerbedingungen oder Konditionen eines Kunden, suchte oder fragte bei Kollegen nach. Das kostete Zeit und führte zu Unterbrechungen, gerade bei den erfahrenen Mitarbeitenden.
Im Vertrieb kamen Kundenanfragen per Mail, als PDF oder über Formulare. Jede Anfrage musste gelesen, im richtigen Kundenordner abgelegt, dem zuständigen Mitarbeitenden zugeordnet und bearbeitet werden. Angebote entstanden durch Copy and Paste zwischen Mail, Preisliste und Vorlage. Bei hohem Anfragevolumen wuchs das Risiko, dass etwas liegen blieb oder Angebote zu spät rausgingen.
In der Buchhaltung wurden regelmäßige Reportings zu Finanzkennzahlen aus mehreren Quellen zusammengetragen, in Tabellen übertragen, berechnet und aufbereitet. Das kostete jeden Monat viele Stunden und war fehleranfällig, weil Zahlen von Hand übertragen wurden.
In der Logistik sind Chargen und Rückverfolgbarkeit bei Medizinprodukten Pflicht. Chargendaten, Verfallsdaten, Artikelstammdaten und Bestände mussten sorgfältig gepflegt und mit Lieferpapieren und Bestellungen abgeglichen werden. Ein aufwendiger Prozess, bei dem Fehler ernste Folgen haben können.
MaiMed und MintCode kannten sich bereits aus einem früheren Projekt. MaiMed wollte die Server- und Storage-Infrastruktur erneuern, weg vom SAN und hin zu einer Plattform, die einfacher zu betreiben ist. Wir haben das Zielbild geprüft und die neue Infrastruktur beschafft. Auf dieser Erfahrung baut das KI-Projekt auf.
UnternehmensGPT und KI-Agenten. Für drei Abteilungen.
MintCode hat für MaiMed einen UnternehmensGPT aufgebaut und darauf KI-Agenten entwickelt, die in Vertrieb, Buchhaltung und Logistik konkrete Abläufe übernehmen. Jeder Agent arbeitet mit festgelegten Rechten. Bei Unsicherheit oder wichtigen Entscheidungen fragt er nach, und vor dem Versand eines Angebots oder der Freigabe eines Berichts prüft immer ein Mensch.
Die Ziele des Projekts
- Routinearbeit in Vertrieb, Buchhaltung und Logistik deutlich reduzieren
- Anfragen schneller bearbeiten und Angebote schneller verschicken
- Reportings einheitlich, schnell und nachvollziehbar erstellen
- Rückverfolgbarkeit bei Chargen und Artikeln lückenlos sichern
- Wissen für alle Mitarbeitenden schnell verfügbar machen
- KI kontrolliert einsetzen, mit klaren Rechten und menschlicher Prüfung
UnternehmensGPT: Wissen in Sekunden
Produktinformationen, Datenblätter, Preislisten, Verträge und interne Richtlinien wurden in einen eigenen KI-Assistenten eingebunden. Mitarbeitende fragen in normaler Sprache, etwa „Welche Größen gibt es von Artikel X und was steht im Datenblatt zur Lagerung?“, und erhalten die Antwort mit Verweis auf das Quelldokument. Berechtigungen stellen sicher, dass etwa Kundenkonditionen nur dem Vertrieb zugänglich sind.
Vertrieb: Anfragen ablegen, zuordnen und Angebote erstellen
- 1
Lesen
Der Vertriebsagent liest jede eingehende Anfrage, egal ob als Mail, PDF oder Formular.
- 2
Erkennen
Er erkennt Kunde, gewünschte Artikel, Mengen und Termine.
- 3
Ablegen und zuordnen
Er legt die Anfrage im richtigen Kundenordner ab und ordnet sie der zuständigen Person zu.
- 4
Angebot vorbereiten
Er erstellt einen Angebotsentwurf mit passenden Artikeln, Preisen und Konditionen in der Vorlage von MaiMed.
- 5
Prüfen und versenden
Der Vertrieb prüft den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und versendet ihn.
Ist eine Anfrage unklar, etwa weil ein Artikel nicht eindeutig erkannt wird, markiert der Agent die Stelle und überlässt die Entscheidung dem Vertrieb. Aus Minuten Suchen und Abtippen wird ein kurzer Prüfschritt.
Buchhaltung: Reportings zu Finanzkennzahlen
Der Reportingagent sammelt die relevanten Zahlen aus den angebundenen Systemen, berechnet die vereinbarten Finanzkennzahlen und erstellt daraus einen strukturierten Bericht. Auffälligkeiten und Veränderungen zum Vormonat werden hervorgehoben und kurz erläutert. Die Buchhaltung prüft und gibt frei. Der Bericht entsteht in einem Bruchteil der bisherigen Zeit, immer im gleichen Aufbau und mit nachvollziehbarer Herkunft jeder Zahl.
Logistik: Chargen und Artikelverwaltung durch KI-Agenten
Logistikagenten lesen Lieferpapiere und Chargeninformationen aus und gleichen sie mit Bestellungen und Artikelstammdaten ab. Sie pflegen Chargennummern und Verfallsdaten und halten Artikeldaten aktuell. Abweichungen werden markiert und an die Logistik gemeldet, zum Beispiel eine fehlende oder unlesbare Chargennummer, ein Verfallsdatum, das nicht zu den Vorgaben passt, ein Artikel, der nicht in den Stammdaten existiert, oder eine Liefermenge, die von der Bestellung abweicht. So bleibt die Rückverfolgbarkeit lückenlos, ohne dass jede Position von Hand geprüft werden muss.
Sicherheit und Kontrolle
Rechte je Agent. Jeder Agent darf nur die Systeme und Daten nutzen, die sein Ablauf erfordert.
Mensch in der Schleife. Angebote, Berichte und Korrekturen an Stammdaten werden von Menschen geprüft und freigegeben.
Protokoll. Jede Aktion eines Agenten wird festgehalten und ist nachvollziehbar.
Rollen im UnternehmensGPT. Vertrauliche Informationen sind nur für berechtigte Personen sichtbar.
Klare Nutzungsregeln. Eine KI-Richtlinie legt fest, welche Daten wie verarbeitet werden, und verhindert Schatten-KI.
Vorgehen: Von der Analyse zum Betrieb
- 1
Analyse
Workshops mit Vertrieb, Buchhaltung und Logistik, um zeitintensive Abläufe zu erfassen und zu bewerten.
- 2
Priorisierung
Auswahl der Anwendungsfälle nach Nutzen, Aufwand und Risiko.
- 3
Aufbau
Einrichtung des UnternehmensGPT und Anbindung der Datenquellen.
- 4
Agenten
Entwicklung und Test der Agenten mit echten Anfragen, Belegen und Lieferpapieren.
- 5
Schulung
Einweisung der Teams in Nutzung, Prüfung und Freigabe.
- 6
Betrieb
Begleitung im Alltag, Feinjustierung und schrittweiser Ausbau.
Häufige Fragen zu KI-Agenten im Mittelstand
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent erledigt einen Ablauf selbstständig in mehreren Schritten, etwa eine Anfrage lesen, ablegen und ein Angebot vorbereiten. Er arbeitet mit festgelegten Rechten und fragt bei Unsicherheit nach.
Verschicken die Agenten Angebote selbst?
Nein. Der Agent erstellt den Entwurf, der Vertrieb prüft und versendet.
Eignet sich KI für die Chargenverwaltung?
Ja, für das Auslesen, Abgleichen und Markieren von Abweichungen. Die Verantwortung für Freigaben und Korrekturen bleibt bei der Logistik.
Wie lange dauert die Einführung?
Bei MaiMed hat es vom Auftrag bis zum ersten produktiven Agenten drei Monate gedauert. Weitere Agenten folgen Schritt für Schritt.
Eingesetzte Technologien
Was unter der Haube läuft.
Plattform
Lokal auf der MintCode KI-Workstation mit Nexus, im Haus von MaiMed
Assistent
UnternehmensGPT mit Produktinformationen, Datenblättern, Preislisten, Verträgen und Richtlinien
KI-Agenten
Vertrieb (Anfragen, Angebote), Buchhaltung (Reporting), Logistik (Chargen, Artikel)
Kontrolle
Rechte je Agent, Rollen im UnternehmensGPT, Protokoll jeder Aktion
Agenten erledigen die Routine. Menschen prüfen und entscheiden.
Schnellere Angebote
Angebotsentwürfe entstehen automatisch, der Vertrieb prüft nur noch.
Keine Anfrage geht verloren
Jede Anfrage wird abgelegt, zugeordnet und nachverfolgbar.
Reportings auf Knopfdruck
Finanzkennzahlen liegen schneller, einheitlich und nachvollziehbar vor.
Saubere Chargendaten
Abweichungen fallen sofort auf, die Rückverfolgbarkeit bleibt lückenlos.
Wissen für alle
Produkt- und Vertragswissen ist in Sekunden verfügbar, mit Quelle.
Mehr Zeit für Kunden
Mitarbeitende gewinnen Zeit für Beratung, Lieferanten und Planung.
Das Fazit
Die KI-Agenten erledigen die Routine in Vertrieb, Buchhaltung und Logistik. Die Mitarbeitenden prüfen, entscheiden und gewinnen Zeit für Kunden, Lieferanten und Planung.
Warum MintCode der richtige Partner war
Routine an Agenten. Entscheidungen an Menschen.
Abteilungsübergreifend denken
Der größte Nutzen entsteht, wenn Vertrieb, Finanzen und Logistik auf dieselbe Wissensbasis zugreifen.
Klein anfangen, schnell lernen
Ein Anwendungsfall nach dem anderen, mit echten Daten getestet.
Nachvollziehbarkeit von Anfang an
Protokolle schaffen Vertrauen, auch bei Prüfungen und Audits.
Infrastruktur und KI aus einer Hand
Wir kennen die IT von MaiMed aus dem Infrastrukturprojekt. Die KI läuft lokal auf der KI-Workstation mit Nexus, die Daten bleiben im Haus.
Beratung, Umsetzung und Betrieb
Wir haben die Abläufe bei MaiMed gemeinsam mit den Teams analysiert, die Agenten Schritt für Schritt eingeführt und an die Praxis angepasst. Wenn sich etwas ändert, sind wir als Ansprechpartner direkt da.
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Lassen Sie uns über KI-Agenten für Ihr Unternehmen sprechen.